Cómo organizar una carrera popular: primeros pasos

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En España hay más de tres millones de personas que se consideran runners, según el estudio CinfaSalud Running, los cuales invierten más de 475 euros al año en su deporte favorito. El mundo del running mueve mucho dinero al año en España (385 millones de euros en 2013, según la consultora NPD Group) y son muchos los que han aprovechado para organizar carreras y beneficiarse de esta conjetura.

¿Estás pensando tú mismo en organizar una carrera popular?

Aunque el mercado sea actualmente muy competitivo, organizar un evento deportivo de este estilo y triunfar no es misión imposible. Eso sí, debes tener en cuenta que son muchas las carreras que te sacan ventaja, así que toma nota de estos primeros pasos para organizar tu carrera popular.

Ten en cuenta que deberás organizar la carrera con un mínimo de seis meses de antelación, sobre todo para asegurarte de que recibes los permisos necesarios.

 

Primeros pasos en la organización de una carrera popular

  1. ¿Por qué tu carrera va a ser diferente a las demás?
  2. Información básica: fecha, lugar y distancia
  3. Presupuesto y balance de costes
  4. Permisos para organizar una carrera popular
  5. Activación y comunicación de la inscripción
  6. Elección del sistema de cronometraje
  7. Empieza a pensar en el día del evento

 

 

1. ¿Por qué tu carrera va a ser diferente a las demás?

Empieza respondiendo a esta pregunta. Los runners tienen una gran variedad de pruebas entre las que escoger hoy en día. ¿Por qué se van a apuntar a la tuya? ¿Qué experiencia vas a ofrecer que no puedan encontrar en otras carreras? En definitiva, ¿cuál es tu valor diferencial?

Estas son algunas ideas para que tu carrera no se pierda entre las muchas anotadas en el calendario.

  • Alíate con una iniciativa benéfica. Esto llamará la atención y animará a muchos corredores a apuntarse para así colaborar con una buena causa.
  • Apuesta por una temática divertida. La popular San Silvestre con corredores disfrazados, carreras en Halloween o incluso una carrera zombi. Son todas ideas que han tenido hasta ahora buena acogida.
  • Propón un reto. Llegar a cierto número de corredores, igualar el número de inscripciones masculinas y femeninas…
  • Ofrece una experiencia inolvidable más allá de la carrera. Música, animación, actividades en la línea de meta o antes de la salida… Son una oportunidad para conquistar al runner y también a sus acompañantes.  

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2. Información básica: fecha, lugar y distancia

Es fundamental que tengas esto claro, y cuanto antes mejor. En lo referente a la fecha para tu carrera popular, es cierto que tradicionalmente primavera y otoño han sido temporadas altas para el running. Sin embargo, hoy en día puedes encontrar carreras en cualquier mes. Te recomendamos que trates de encontrar un hueco en el calendario donde no haya otras carreras similares a la tuya, para tener menos competencia en las inscripciones.

Con respecto al lugar de la carrera, dependerá del tipo de prueba. ¿Quieres organizar una carrera urbana? Entonces te recomiendo que escojas un recorrido que pase por lugares emblemáticos que llamen la atención del corredor. ¿Estás pensando más bien en una carrera por montaña? Aquí primará el paisaje y, sobre todo, que el recorrido sea cómodo para los corredores. También deberás tener siempre en cuenta la accesibilidad al circuito, tanto para los corredores como para la infraestructura.

Por último, a la hora de escoger la distancia de tu carrera popular deberás pensar sobre todo en a quién te diriges. Las distancias más habituales son las 5k, 10k, 15k, millas, medias maratones o maratones. Si quieres homologar la distancia de tu carrera, te recomiendo que leas este artículo de Valencia Ciudad del Running.

3. Presupuesto y balance de costes

Si buscas organizar una carrera popular como vía de promoción de una empresa, quizás consideres este evento como una inversión. Si no, lo más probable es que te interese que la carrera no solo cubra gastos, sino que te genere beneficios. El primer paso es elaborar una estimación presupuestaria.

¿Qué debes incluir en la misma? Absolutamente cualquier gasto que vayas a tener. Algunos son ineludibles (seguro, permisos, atención sanitaria durante la carrera, cronometraje, dorsales…) y otros dependerán de cómo quieras organizar tu carrera (medallas,  merchandising, animación durante el evento…). En este artículo puedes descargar una plantilla que quizás te sea útil.

A la hora de preparar tu presupuesto deberás también tener en cuenta la participación de patrocinadores. Una vez hayas conseguido los permisos y tu carrera sea una apuesta segura, podrás preparar un plan de patrocinio para ofrecer a marcas. Hablaremos de este punto más adelante en otro post. Si no quieres perdértelo, te recomiendo que te suscribas a nuestra newsletter en la caja de suscripción que encontrarás en la barra lateral derecha de este blog.

4. Permisos para organizar una carrera popular

Los permisos para la organización de una carrera dependen de entes regionales, por lo que deberás consultar los requisitos que se aplican a la localidad donde quieras organizar la carrera. Ayuntamientos o Delegaciones del Gobierno suelen ser los organismos con potestad en esta materia. Algunos de los documentos que se suelen exigir para conseguir esta autorización son:

  • seguro de de responsabilidad civil que cubra gastos;
  • plano del recorrido, en el que figuren el punto de salida y la meta, además de la ubicación de la ambulancia y servicios médicos, vestuarios, megafonía…;
  • o reglamento de la prueba, sellado por el organizador.

Por ejemplo, en este enlace puedes consultar las recomendaciones y requisitos para la organización de carreras urbanas 2017 en la ciudad de Madrid.

El tiempo de entrega del permiso dependerá plenamente del organismo responsable de la tramitación.

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5. Activación y comunicación de la inscripción

Aunque algunas carreras optan por desarrollar su propio sistema de inscripciones, hoy en día existen muchas plataformas de inscripción en las que puedes incluir tu carrera y, además, beneficiarte de su alcance.

Por ejemplo, en la plataforma de inscripción Sportmaniacs puedes publicar tu carrera, gestionar las inscripciones, activar códigos de descuento e incluso incrustar el formulario de inscripción dentro de la web de tu carrera. También podrás compartir con los corredores las clasificaciones.

Una vez activada la inscripción, es el momento de darle difusión. Si dentro de tu partida presupuestaria has incluido la publicidad del evento deberás activar tus campañas. Si no, todavía hay muchas cosas que puedes hacer para llegar a más corredores con escaso coste: publicaciones en redes sociales, envío de emails a bases de datos de corredores, envío de notas de prensa a medios locales… Lo importante es que se corra la voz.

6. Elección del sistema de cronometraje

El espíritu competitivo va de la mano del running. Muchos de los inscritos se apuntarán a tu carrera para intentar batir su propia marca o incluso competir con otros corredores. Por eso el cronometraje preciso y fiable es fundamental si no quieres sufrir una auténtica crisis de reputación tras la carrera.

La tecnología de cronometraje con mejor acogida, utilizada por timingsense, es el cronometraje con chip RFID. Aun así es importante que un experto analice tu carrera para recomendarte la mejor solución. Si tienes dudas, puedes ponerte en contacto con nosotros y te informaremos sin compromiso acerca de qué sistema de cronometraje te conviene.

 

 

7. Empieza a pensar en el día del evento

 Más adelante publicaremos otro post en el cual repasaremos los aspectos fundamentales de la organización para el propio día del evento. ¡Es el día en el que te lo juegas todo! Por eso los meses previos serán fundamentales. Estos son algunos puntos que debes tener controlados.

  • Zona de recogida de dorsales y de atención al público
  • Zonas de vestuario y ducha
  • Puntos de atención médica
  • Arco de salida y meta
  • Avituallamiento

 

¿Te atreves con el reto?

Organizar una carrera popular puede ser todo un negocio pero, sobre todo, una forma de disfrutar del deporte y promover actividades saludables al aire libre entre la ciudadanía. Si te gusta el mundo del running seguro que es una experiencia que disfrutas, aunque te advertimos que no está exenta de auténticos momentos de estrés. ¿Estás pensando en organizar una carrera popular? Déjanos un comentario y háblanos de tu proyecto.

 

Fotografía principal: Jordi López, Carrera de la Mujer de Barcelona 2017.

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